Messut ovat joukkuepeliä, joka koostuu loistavista yksilösuorituksista. 

Aamun ensimmäisen osastovuoron työntekijöiden kannattaa saapua paikalle hyvissä ajoin, viimeistään 15-30 minuuttia ennen messujen avautumista. Näin heillä on aikaa tarkistaa, että osaston tekniikka toimii, materiaalit ovat paikoillaan ja kaikki valmiina asiakkaita varten. 

Myös seuraavan työvuoron työntekijän tulee saapua osastolle viimeistään 15 minuuttia ennen oman työvuoron alkua. On hyvä ehtiä tarvittaessa vaihtaa muutaman sanan vuoron työntekijöiden kanssa ja varmistaa, että vuoronvaihto sujuu sujuvasti. 

Messutiimi on joukkue, jolla kannattaa olla messuilla yhteinen asu. Jaksamisen kannalta vaatteiden tulee olla paitsi edustavat, että myös mukavat käyttää. 

Messuhenkilöstön ulkoasu vaikuttaa yrityksen antamaan ensivaikutelmaan. Yhteinen vaatetus tuo esiin brändin ja auttaa kävijöitä tunnistamaan, ketkä ovat töissä osastolla. Vaatteet ovat viesti, joka välittää mielikuvaa yrityksestänne. Millaisena haluat ihmisten teidät näkevän – rentoina, luovina, asiallisina bisneshenkisenä vai jonakin ihan muuna? 

Anna messutiimin osallistua osastolla käytettävien vaatteiden valintaan. Näin varmistat ennakolta, että he saavat asun, jossa viihtyvät ja haluavat osastolla esiintyä.

 Kiinnitä erityistä huomiota kenkiin. Messuilla seistään paljon ja messupäivät ovat jalolle raskaat. Kenkien tulee olla erityisen mukavat ja mielellään paksupohjaiset. 

Jaksaminen vaatii taukoja! Messutyöskentely on intensiivistä eikä työvuoro osastolla saa olla liian pitkä, muuten ihmiset väsyvät ja passivoituvat.

Jotta työntekijän energiataso pysyy korkealla, aistit valppaina ja hymy herkässä, on hänen voitava pitää taukoja vähintään neljän tunnin välein. Ihanteellista on, jos koko työvuoro on kerrallaan vain neljä tunnin mittainen. Tällöin osastolla on jatkuvasti virkeitä tiimiläisiä, ja työntekijöille jää hyvin aikaa tutustua tapahtumaan laajemminkin. 

Kunnon lounas- ja kahvitauot ovat välttämättömät, sillä pelkillä messukarkeilla ei kukaan pysy käynnissä koko päivää. Tauko tuo lisää virtaa ja auttaa pysymään aktiivisena. Osastolla työskennellessä ei ole tapana syödä – ellet tee sitä yhdessä asiakkaan kanssa.

Jos messuilla on seminaareja, kiertävät monet niiden osanottajat messuosastoja juuri lounastauon aikaan. Ajoita siis tiimisi lounaat siten, että osastollasi on tuolloin riittävästi työntekijöitä. 

Pukeutuminen ei ole kuitenkaan ainoa asia, joka messuhenkilöstön tulee huomioida. Käyttäytymisellä on myös suuri merkitys. Henkilökunnan tulisi olla helposti lähestyttävää, aktiivista ja kohteliasta koko tapahtuman ajan. 

Messuosastolla tulee välttää esimerkiksi puhelimen käyttöä asiakkaiden läsnä ollessa, keskittymistä pelkästään kollegoiden kanssa keskusteluun tai istumista silloin, kun osastolla on kävijöitä. Tällainen toiminta voi antaa välinpitämättömän kuvan yrityksestä. 

Hyvä messukohtaaminen on aitoa keskustelua ja kuuntelua. 

Messuilla ihmisten kohtaamiseen pätee sama sääntö kuin muutenkin elämässä: voit tehdä ensivaikutelman vain kerran. 

Tutkimusten mukaan asiakkaat arvostavat näytteilleasettajaa, joka:

• on kiinnostunut heistä ja kuuntelee heitä
• on osaava ja avulias
• näyttää nauttivan messuilla työskentelystä.

Jokainen messukävijä on yksilö, jolla on omat tarpeensa, tavoitteensa ja tapansa vastaanottaa tietoa. Siksi kaikkia kävijöitä ei tulisi kohdella samalla tavalla. On tärkeää selvittää keskustelukumppanin kiinnostuksen kohteet ja tarpeet sekä mukauttaa oma viestintä ja tiedon esittelytapa juuri hänelle sopivaksi. 

Kohtaamisen vaiheet

Kun messut ovat käynnissä, on tiimiläisten pystyttävä nopeasti tunnistamaan messuvierailijoitten joukosta tavoiteltavat ihmiset ja otettava näihin kontaktia. 

Tuloksekas messukohtaaminen kestää noin 10 minuuttia ja sisältää neljä päävaihetta:

1. Yhteys:

Kiinnitä asiakkaan huomio ja aloita keskustelu. 

2. Haastattelu: 

Kysy ja kuuntele asiakkaan tarpeita ja toiveita. 

3. Esittely:

Kerro, kuinka voitte vastata hänen tarpeisiinsa.

4. Lopetus: 

Sovi asiakkaan kanssa jatkosta kohtaamisen merkeissä. 

Ota haltuun avainkysymykset ja elekieli

Ennen messuja on hyvä käydä läpi messutiimin kanssa tuotteeseesi, palveluusi tai yritykseesi liittyvät tyypillisimmät vastaantulevat kysymykset ja vastaukset. Keskustelkaa myös vastausten ja tuotteiden esittämisen tyylistä. 

Kasvotusten kohtaamisessa kommunikointia tehdään sanojen lisäksi ilmeillä, eleillä ja muulla kehonkielellä. Luottamus luodaan livenä, ja asiakkaan kokemukseen vaikuttaa työntekijän koko olemus. Kohtaamisen harjoittelu etukäteen voi paljastaa omasta esiintymisestä tärkeitä kehityskohteita.

Katso video B2C-myynnistä messuilla:

Anna osallistumisesi näkyä myös messupäivien aikana!

Messujen aikana markkinointi näkyy siinä, miten yritys, tuotteet ja palvelut tuodaan esille ja miten asiakkaan kiinnostus herätetään. Näkyvä ja kiinnostava messuosasto toimii tärkeänä markkinointikanavana. Kannattaa huomioida, että nykyään asiakas toivoo vähemmän jaettavaa tavaraa – ja enemmän koettavaa sisältöä. Esimerkiksi elämykset, kilpailut ja osallistavat aktiviteetit jäävät paremmin mieleen ja tarjoavat samalla sisältöä, jota voidaan hyödyntää sosiaalisessa mediassa. Kannattaa muistaa, ettei kaiken tarvitse kuitenkaan perustua huipputeknologiaa, sillä myös yksinkertaiset interaktiiviset elementit voivat herättää huomattavasti tehokkaammin huomiota kuin perinteinen paperiesite. 

Messupäivänä kannattaa muistaa:

• Henkilöstö on näkyvä ja aktiivinen osa messumarkkinointia
• Pidä osasto houkuttelevana ja siistinä
• Herätä kiinnostus kokemuksilla
• Hyödynnä sosiaalista mediaa – julkaise kuvia, videoita ja tunnelmia messujen aikana
• Kannusta asiakkaita osallistumaan esimerkiksi kilpailuihin tai muihin aktiviteetteihin
• Hyvä messukokemus on asiakkaan helppo jakaa sosiaaliseen mediaan
• Dokumentoi päivää, materiaalia voidaan hyödyntää myös messujen jälkeen