Messuille osallistumisen onnistuminen perustuu selkeisiin tavoitteisiin. Ennen tapahtumaa yrityksen on määriteltävä, mitä messuosallistumisella halutaan saavuttaa. Tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan, yrityksen tunnettuuden lisäämiseen, tuotteiden tai palveluiden esittelyyn, myynnin kasvattamiseen tai yhteistyökumppaneiden löytämiseen. 

Tavoitteiden tulisi olla mahdollisimman konkreettisia ja mitattavia. Esimerkiksi tavoite voi olla kerätä tietty määrä asiakaskontakteja, sovittujen tapaamisten määrä, tietyn tuotteen tunnettuuden lisääminen kohderyhmän keskuudessa tai euromääräinen myynti. Selkeästi määritellyt tavoitteet helpottavat messuosallistumisen suunnittelua, henkilöstön toimintaa tapahtuman aikana sekä tulosten arviointia messujen jälkeen. 

Tavoitteiden asettaminen auttaa myös kohdentamaan resursseja tehokkaasti. Kun yritys tietää, mitä se tavoittelee, voidaan osaston suunnittelu, markkinointimateriaalit ja henkilöstön tehtävät rakentaa tukemaan näiden tavoitteiden saavuttamista. Lisäksi tavoitteiden avulla voidaan myöhemmin arvioida, kuinka hyvin messuosallistuminen onnistui ja millaisia kehitystoimenpiteitä tulevia tapahtumia varten tarvitaan. 

Sopivien messujen valinta on tärkeä osa onnistunutta messuosallistumista. Kaikki tapahtumat eivät välttämättä tue yrityksen tavoitteita, joten ennen osallistumispäätöstä on arvioitava, millaiset messut tavoittavat parhaiten yrityksen kohderyhmän ja tukevat asetettuja tavoitteita. 

Messuja valittaessa kannattaa tarkastella tapahtuman teemaa, kävijäprofiilia, osallistujamäärää sekä tapahtuman mainetta alalla. Yrityksen on tärkeää selvittää, ovatko messujen kävijät potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita vai muita sidosryhmiä, joita yritys haluaa tavoittaa. Lisäksi voidaan arvioida, kuinka hyvin tapahtuma vastaa yrityksen toimialaa ja millaisia kilpailijoita tai yhteistyökumppaneita siellä on mukana.

Valintaan vaikuttavat myös käytettävissä olevat resurssit, kuten budjetti, henkilöstö ja aika. Messuosaston rakentaminen, matkakulut ja markkinointimateriaalit muodostavat merkittävän investoinnin, joten osallistumisen odotettujen hyötyjen tulee olla kustannuksiin nähden perusteltuja. 

Aikaisempien tapahtumien kokemukset, kävijätilastot ja järjestäjän tarjoamat tiedot auttavat arvioimaan messujen soveltuvuutta. Huolellinen vertailu eri tapahtumien välillä auttaa yritystä valitsemaan sellaiset messut, joissa sillä on parhaat mahdollisuudet saavuttaa tavoitteensa ja saada mahdollisimman suuri hyöty osallistumisestasi.

Mitä haluat tehdä ja mihin panostat?

Messuprojektin toimintasuunnitelma ja budjetti kulkevat käsi kädessä. Et pysty lyömään lukkoon toimenpiteitä ja hankintoja ennen kustannuslaskelmaa. Toisaalta on myös mahdotonta päättää hankinnoista ennen kuin on selkeää, mitä halutaan toteuttaa ja mihin panostaa.

Alustava aikataulumalli

Ajoissa tehty kattava ja aikataulutettu  toimintasuunnitelma tukee messuprojektin etenemistä ja onnistumisen mahdollisuuksia. Aikataulu ja toimintasuunnitelma antavat messuprojektille ryhdin ja rytmin. Kun toimintasuunnitelma ja budjetti on etukäteen sovittu, voidaan messuilla keskittyä olennaiseen eli asiakkaiden kohtaamiseen ja yrityksen esille tuomiseen. 

Kokonaisbudjetti antaa messuosallistumiseelle taloudelliset raamit ja ohjaa muuta päätöksentekoa.

Budjetti auttaa ennakoimaan esimerkiksi osaston, materiaalien kuljetusten ja henkilöstön kustannuksia ja pitämään kokonaiskulut hallinnassa. Kun budjetti suunnitellaan etukäteen, rahaa voidaan kohdentaa paremmin ja välttää yllättäviä lisäkustannuksia.

Budjetissa huomioitavia asioita: 

• Osastopaikan vuokra
• Osaston suunnittelu ja rakentaminen 
• Kuljetuskustannukset
• Vakuutukset
• Henkilöstökustannukset (koulutus, majoitus, matkat, päivärahat)
• Markkinointi (messukutsut, maksettu mainonta, mahdolliset  tapahtumanaikaiset julkaisut sosiaaliseen mediaan jne.)
• Mahdolliset ohjelmakulut (esiintyjät, rekvisiitta yms.)

Messuosaston tärkeimpiä tehtäviä on tuoda esiin yritys tai brändi ja herättää kiinnostusta, sekä mahdollistaa kohtaamiset asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja  muiden sidosryhmien kanssa. Hyvin toteutettu messuosasto tukee yrityksen brändiä ja markkinointia ja auttaa jättämään kävijöille positiivisen muistijäljen.

Katso video messujen osastosuunnittelusta sekä näyttely- ja esitystekniikasta:

Messujen ennakkomarkkinointi tarkoittaa kaikkia niitä markkinointitoimenpiteitä, joilla tavoitetaan kohderyhmä, houkutellaan kävijöitä paikan päälle sekä rakennetaan positiivisia odotuksia messuja kohtaan. Mitä aikaisemmin markkinoinnin aloittaa, sitä enemmän aikaa potentiaalisilla osallistujilla on tutustua tapahtumaan ja suunnitella osallistumistaan. Ennakkomarkkinointi kannattaa aloittaa useita kuukausia ennen messuja. 

Messujen markkinoinnissa kannattaa hyödyntää esimerkiksi verkkosivuja, sosiaalista mediaa, sähköpostimarkkinointia sekä yhteistyökumppaneiden viestintäkanavia. Markkinoinnissa olisi hyvä korostaa tapahtuman sisältöä, ohjelmaa ja osallistumisen hyötyjä. Onnistunut ja erottuva ennakkomarkkinointi auttaa kasvattamaan kävijämäärää, vahvistaa tapahtuman näkyvyyttä ja tukee messujen onnistumista. 

Messuviestinnän aikataulu

Messujen onnistuminen ei riipu pelkästään tapahtumanaikaisista kohtaamisista, vaan myös siitä, kuinka tehokkaasti yhteydenpitoa jatketaan tapahtuman jälkeen. Siksi jälkihoito on tärkeää suunnitella jo ennen tapahtumaa. Ennakkoon on hyvä määritellä, miten kerätyt yhteystiedot ja asiakkaille annetut lupaukset kirjataan, kuka vastaa yhteydenpidosta sekä millä aikataululla potentiaalisiin asiakkaisiin ollaan yhteydessä. Lisäksi kannattaa valmistella valmiiksi esimerkiksi kiitosviestit, tarjouspohjat ja muu jatkomarkkinointimateriaali, jotta yhteydenpito voidaan aloittaa nopeasti messujen päätyttyä. Messujen jälkeiset päivät täyttyvät usein muista työtehtävistä, mutta juuri silloin on tärkeää kontaktoida liidit nopeasti, kun messukohtaamiset ovat vielä tuoreessa muistissa. Jälkihoidolle kannattaa varata riittävästi aikaa ja resursseja sekä asettaa selkeät tavoitteet ja aikataulut yhteydenotoille. Huolellisesti ennakoitu ja toteutettu jälkihoito auttaa hyödyntämään messuilla syntyneet kontaktit tehokkaasti ja lisää mahdollisuuksia muuttaa kiinnostus pitkäaikaisiksi asiakkuuksiksi.

Muista ennen messuja: 

1. Valita käyttöön sopiva rekisteröintitapa, jolla kirjaat talteen messuilla kerätyt kontaktit ja asiakkaalle annetut lupaukset.
2. Varata kalenteriisi 1-2 messujen jälkeistä päivää asiakkaiden ja liidien kontaktointiin
3. Arvioida realistisesti yhteydenottoihin tarvittava aika ja resurssit.